DIN676
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Geschäftsbrief gemäß DIN 676

Grundlage für die Geschäftsbriefe ist die DIN 676 vom Januar 2005. Es gibt zwei Briefvorlagen, eine mit einem kleinen Briefkopf (A) sowie die Version (B) für erweiterte Briefköpfe.

Beide Versionen stehen hier als Word (2003) Dokumentvorlage zur Verfügung.

DIN 676 Geschäftsbriefvorlage A
DIN 676 Geschäftsbriefvorlage B

Beide Vorlagen basieren auf einem Blatt der Größe DIN A4.

Ein Vordruck ist in verschiedene Bereiche eingeteilt:

    * Briefkopf
    * Anschriftenfeld
    * Informationsblock
    * Bezugszeichenzeile
    * Textbereich
    * Brieffuß

Im Sinne der besseren Lesbarkeit sollten keine ausgefallenen Schriftarten und keine Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt für den nicht vorgedruckten Text verwendet werden.

Maßangaben

DIN A4: 297 mm hoch, 210 mm breit
Fluchtlinie: 24,1 mm vom linken Blattrand
Zeilenende: im Textbereich 46,2 mm vom rechten Blattrand, sonst 8,1 mm vom rechten Blattrand
Briefkopf: [A] 27 mm bzw. [B] 45 mm vom oberen Blattrand
Anschriftenfeld: 40 mm [für die Anschrift] + 5 mm hoch [für den Absender], 85 mm breit, beginnend bei 24,1 mm vom linken Blattrand
Informationsblock: 45 mm hoch, 105 mm breit
8,5 mm Abstand zwischen Anschriftenfeld und Leitwörtern der Bezugszeichenzeile
Bezugszeichenzeile: beginnend bei 24,1 mm vom linken Blattrand
Textbereich: beginnend bei 24,1 mm vom linken Blattrand
Brieffuß: beginnend bei 24,1 mm vom linken Blattrand

Briefkopf

Hier stehen üblicherweise Name oder Logo des Absenders

Anschriftenfeld

Dieses Feld enthält Absenderanschrift (sichtbar im Fensterumschlag, max. Breite 85 mm), eine Zusatz- und Vermerkzone (bestehend aus drei Zeilen für “Eilzustellung”, “persönlich”, “Einschreiben”, “Warensendung”, “Nicht nachsenden”, “Luftpost”) sowie die Anschrift des Empfängers (Name bzw. Firma; Namenszusatz oder Straße Hausnummer/Postfach; Straße Hausnummer/Postfach oder PLZ Ort; PL Ort oder Länderangabe; Länderangabe oder leer).

Siehe hierzu auch meine Ausführungen zur Neuregelung des Anschriftfeldes in der DIN 5008.

Kommunikationsangaben

Hier nennt man vorausgehende Schriftstücke, Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Fax, E-Mail), Ansprechpartner, Datum.

Bezugszeichenzeile

Die Leitwörter der Bezugszeichenzeile sind (in Klammern Angaben über die Entfernung vom linken Blattrand/der Fluchtlinie in mm): Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom (24,1/0); Unser Zeichen, unsere Nachricht vom (74,9/50,8); Telefon, Name (125,/101,6); Datum (176,5/152,4)

Informationsblock

Anstelle einer Bezugszeichenzeile (eventuell in Verbindung mit einer Kommunikationszeile) wird häufig ein Informationsblock neben dem Anschriftenfeld eingefügt. Seine Leitwörter entsprechen im Wesentlichen den Leitwörtern der Bezugszeichenzeile und der Kommunikationszeile - "doppelte" Leitwörter wie "Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom" werden allerdings in zwei Zeilen geschrieben. Sie beginnen sämtlich 125,7 mm vom linken Blattrand bzw. 101,6 mm von der Fluchtlinie und enden mit einem Doppelpunkt. Der Text schließt sich unmittelbar nach einer Leerstelle an. Das Datum wird stets in der Zeile unterhalb des Anschriftenfeldes geschrieben.

Textbereich

Nach zwei Leerzeilen wird der Betreffvermerk vorgenommen. Der Betreffvermerk ist eine kurze Inhaltsangabe des Briefes und wird - wenn möglich - als Schlagwort formuliert (z. B. "Angebot"). Diesem Schlagwort folgt häufig eine betriebsinterne Nummerierung (z. B. "Angebot Nr. 122"), um eine eindeutige Zuordnung der abgehefteten Briefkopie zu erleichtern bzw. erst zu ermöglichen. Bei behördlichen Schreiben ist der Betreffvermerk in der Regel viel ausführlicher formuliert (z. B. "Bescheid über die Einkommensteuer, den Solidaritätszuschlag und die Festsetzung der Vermögenswirksamen Leistungen für das Jahr 2005") und kann mit Bezugsangaben (z. B. "hier: Entscheidung über Ihren Einspruch vom 2006-05-14") ergänzt werden. In privatwirtschaftlichen Geschäftsbriefen erübrigen sich meistens Bezugsangaben oder werden im Informationsblock angegeben.

Dem Betreffvermerk folgen zwei Leerzeilen.

In der folgenden Zeile wird die persönliche Anrede angegeben oder der Text "Sehr geehrte Damen und Herren,". Die Anrede endet stets mit einem Komma, so dass der erste Satz des Brieftextes nach Möglichkeit nicht mit einem Pronomen (z. B. "ich", "wir") beginnen sollte.

Nach einer Leerzeile beginnt der Brieftext. Der Text ist mit einzeiligem Abstand zu schreiben.

Zwischen dem Brieftext und der nachfolgenden Grußformel bleibt eine Leerzeile.

Die Grußformel (z. B. "Mit freundlichem Gruß") kann in den Schlusssatz integriert werden. In diesem Falle beginnt sie mit einem Kleinbuchstaben.

Nach der Grußformel folgt eine Leerzeile.

In der folgenden Zeile wird die Firma des Absenders wiederholt.

Nach weiteren Leerzeilen (so viele, wie für die Unterschrift notwendig sind!), wird der/die Unterzeichner/in genannt. Zusätze (wie z. B. "i. A.") sind zwischen der Firma des Absenders und der Wiederholung des/der Unterzeichner/in zu setzen.

Danach folgt eine Leerzeile.

Der Text "Anlage(n)" schließt den Brief. Dieser Text entfällt, wenn dem Brief keine Anlagen mitgegeben werden. Es ist nicht mehr üblich, die Anlage(n) aufzuführen. Sollte es notwendig sein, jede Anlage aufzuführen, so sollte dies im Brieftext integriert erfolgen.

Ein Verteilvermerk folgt dem Anlagenvermerk mit einer Zeile Abstand.

Ein Beglaubigungsvermerk bei behördlichen Schreiben folgt dem Verteilvermerk mit einer Zeile Abstand.

Sollte (in Ausnahmefällen) ein Brief mehr als eine Seite Text umfassen, so wird das Schreiben mindestens drei Zeilen vor Erreichen des Brieffußes unterbrochen und das Symbol für Folgeseite(n), drei Punkte (...), nach einer Leerzeile an den rechten Rand gesetzt. Die neue Seite umfasst dann keinen Briefkopf, sondern beginnt mit dem üblichen oberen Rand mit der ersten Zeile. In dieser Zeile wird die Seitenzahl zentriert (mit Textverarbeitungssoftware auch als "Seite ..." rechtsbündig) geschrieben.

Nach einer Leerzeile wird der Brieftext fortgesetzt. Auf das Folgeseite(n)-Symbol kann bei Verwendung von Textverarbeitungssoftware verzichtet werden, wenn die Seitenzählung in der Form "Seite ... von ..." geschrieben wird.

Hervorhebungen im Text erfolgen durch

    * andere Schriftarten,
    * andere Schriftschnitte,
    * Einrückungen.

Einrückungen beginnen unabhängig von der Schriftart und –größe 25,4 mm von der Fluchtlinie am linken Rand.

Brieffuß

Im Brieffuß werden Daten zum Unternehmen wie Geschäftsräume, Handelsregistereintrag, Bankverbindung(en), Geschäftsführer u. ä. genannt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass einige Gesellschaftsformen per Gesetz dazu gezwungen werden, bestimmte Angaben auf ihren Geschäftsbriefen vorzunehmen.

Last modified: 01.11.2016